Chi tiết các tính năng mới của Office 2013 Customer Preview

Sáng ngày 17/7, Microsoft đã chính thức công bố rộng rãi bản thử nghiệm đầu tiên của Office 2013. Office 2013 (còn có tên mã là Office 15) mang trong mình rất nhiều thay đổi và Microsoft đã gọi nó là "phiên bản hiện đại" của bộ phần mềm văn phòng đang được cài đặt trên hàng triệu máy tính khắp thế giới. 

Trong Office 15, hãng tập trung nhiều vào khả năng kết nối với các dịch vụ đám mây, đồng thời thiết kế các ứng dụng này theo hướng dễ dùng trên màn hình cảm ứng của các máy tính bảng Windows 8 sắp ra mắt. Word, Excel, Outlook, OneNote, Access, tất cả đều được nâng cấp và bổ sung hàng loạt những tính năng mới rất thú vị. Mời mọi người tiếp tục xem bài viết bên dưới để biết được những điểm mới trong Office 2013.

Sáng ngày 17/7, Microsoft đã chính thức công bố rộng rãi bản thử nghiệm đầu tiên của Office 2013. Office 2013 (còn có tên mã là Office 15) mang trong mình rất nhiều thay đổi và Microsoft đã gọi nó là "phiên bản hiện đại" của bộ phần mềm văn phòng đang được cài đặt trên hàng triệu máy tính khắp thế giới. Trong Office 15, hãng tập trung nhiều vào khả năng kết nối với các dịch vụ đám mây, đồng thời thiết kế các ứng dụng này theo hướng dễ dùng trên màn hình cảm ứng của các máy tính bảng Windows 8 sắp ra mắt. Word, Excel, Outlook, OneNote, Access, tất cả đều được nâng cấp và bổ sung hàng loạt những tính năng mới rất thú vị. Mời mọi người tiếp tục xem bài viết bên dưới để biết được những điểm mới trong Office 2013.

Không lạ gì khi Microsoft quyết định đem Metro, ngôn ngữ thiết kế chủ đạo trên hệ điều hành mới của hãng (Windows 8, Windows Phone) lên Microsoft Office 2013. Thanh ribbon từ thời Office 2007 vẫn còn xuất hiện ở đây, chỉ khác là nó không còn bóng bẩy như bản 2007 hay 2010 nữa. Gần như nó chỉ mang một tông màu trắng duy nhất cho tất cả các ribbon, các biểu tượng được thiết kế phẳng hơn, không có sự chuyển màu từ đậm sang nhạt, những phần focus mang màu sắc đặc trưng của từng phần mềm. Tương tự, khi rê chuột lên phía trên chúng thì cũng chỉ thấy những phần màu cùng tông với ứng dụng (ví dụ: Word là xanh dương, Excel là xanh lá cây, PowerpPoint là màu cam,...). Microsoft cho phép chúng ta thay đổi nền của ứng dụng với các hình ảnh mờ có sẵn (vào Options > General > Office Background) và bạn sẽ dễ dàng nhận thấy nếu nhìn vào góc trên bên phải của cửa sổ Office 2013.

Có thể nói sự đơn giản hóa thể hiện cực kì rõ nét trên giao diện của Office 2013. Mặc dù vậy, nó không xấu, mà ngược lại tạo cảm giác thanh thoát khi sử dụng. Bạn sẽ hướng toàn bộ sự tập trung của mình vào nội dung của tài liệu và công việc, không bị phân tâm bởi các thành phần đồ họa. Đây là một trải nghiệm rất mới lạ và thú vị. Hiệu ứng chuyển cảnh giữa các menu, việc cuộn văn bản, hộp thoại và ngay cả các chữ xuất hiện khi gõ bàn phím cũng mượt mà nhưng không gây cảm giác mất thời gian, tốt hơn nhiều so với các phiên bản Office trước.

Ở góc trên bên phải của mỗi app, Microsoft cho phép người dùng đăng nhập vào tài khoản Windows Live ID của mình, cho phép liên kết tài khoảng với những dịch vụ khác như Flickr, LinkedIn, YouTube và tất nhiên có cả SkyDrive.

Chế độ cảm ứng

 

Để chuẩn bị cho các máy tính bảng sắp ra mắt, Microsoft tích hợp tính năng Touch Mode cho Office 2013. Khi chọn chế độ này ở biểu tượng hình mũi tên nằm ở góc trên bên trái của cửa sổ, khoảng cách giữa các nút cũng xa hơn khiến việc sử dụng với các ngón tay được dễ dàng hơn. Biểu tượng mũi tên giờ chuyển thành hình tròn nhỏ với vài dấu chấm xung quanh. Những menu trở nên phẳng hơn một tí nên bạn có thể xem nhiều công cụ và nút hơn. Điều này không có nghĩa là các nút tự nhiên trở nên to hơn, hơi khó chịu và trái với kì vọng của mình, nhưng dù sao thì nó vẫn là một biện pháp tốt để dùng trên màn hình cảm ứng.

Word 2013

 

Microsoft rất chú trọng đến các mà người dùng đọc văn bản trên ứng dujng phiên bản 2013 nên hãng đã trang bị cho chúng ta một nút Read Mode (nằm ở cạnh dưới cửa sổ, gần với nút zoom). Khi chọn vào tính năng này, Word tự động sắp xếp lại chữ để vừa với kích thước màn hình/kích thước cửa sổ, nhờ vậy mà ta không phải liên tục kéo lên xuống khi cần xem một thứ gì đó nữa. Các thanh công cụ, tùy biến cũng biến mất, tạo sự tập trung cao độ vào nội dung văn bản. Bạn cũng có thể cuộn theo chiều ngang để đọc văn bản, thích hợp hơn khi dùng trên các tablet chứ không thuận và quen thắm nếu dùng với PC. Thêm nữa, Read Mode hỗ trợ chuột multitouch (tất nhiên là có cảm màn hình cảm ứng) nên bạn có thể dùng hai ngón tay để phóng to, thu nhỏ nội dung, khá tiện lợi. Mặc dù vậy, vẫn còn vài lần Read Mode không dàn trang đúng như những gì mình thiết kế trong Edit Mode.
 

Việc hỗ trợ PDF cũng được cải tiến rất nhiều trong Office 2013, giúp người dùng có thể mở một tập tin PDF lên và chỉnh sửa bằng nó bằng Word. Thật ra, lúc mới vừa mở xong thì PDF được load ở chế độ Protected, không cho phép chỉnh gì cả, cho đến khi người dùng nhấn vào nút Edit thì mới có thể tin chỉnh lại nội dung của nó rồi lưu lại cũng bằng định dạng PDF. Trên các bản Office trước, PDF thật ra cũng đã dùng được với Microsoft Office nhưng nó không tốt như hiện nay.

Một trong những tính năng liên quan đến đám mây rất hay của Word 2013 đó là tùy chọn Resune Reading. Khi chọn vào mục này, Word sẽ đánh dấu vị trí mà bạn dừng lại khi đang đọc văn bản rồi đồng bộ thông tin này lên đám mây SkyDrive. Sau đó, khi mở đúng tập tin đó lên bằng một thiết bị khác (như một PC khác chẳng hạn), Word tự độn tải đúng vị trí đó lên, ta chỉ cần đọc tiếp, không phải cuộn qua hàng chục trang như trước đây. Ngoài ra, Word 2013 còn có những đường kẻ chỉ dẫn để giúp chúng ta dễ dàng sắp lại biểu đồ, hình ảnh và các loại sơ đồ khác một cách ngay ngắn so với những văn bản bình thường.

Có vẻ như Microsoft rất chú ý đến việc hỗ trợ các dịch vụ trực tuyến, ở bên trên là SkyDrive, Sharepoint, Flickr, và bây giờ là cả những trang video trực tuyến như Bing Video, YouTube hoặc dùng mã nhúng. Nếu bạn chèn một video nào đó vào văn bản, miễn là có Internet thì người dùng có thể chơi được video.
 

Ngoài ra, khi vào menu File > Share > Present Online, người dùng có thể tạo một văn bản trên nền web để những người khác không có Word cũng xem được. Nó gần giống với tính năng xem trực tuyến của PowerPoint 2010. Có một điểm cần lưu ý đó là người chia sẻ vẫn phải chạy Office 2013 (cụ thể là Word) để người khác có thể xem được nội dung của văn bản, chứ nếu bạn thoát ra thì hoàn toàn không thể xem tiếp được.
 

Excel 2013

Về phần giao diện, Excel 2013 mang phong cách Metro, cũng với màu nền trắng chủ đạo và biểu tượng được đơn giản hóa, giống như những gì mình đã nói ở trên. Tính năng mới Flash Fill có lẽ là đáng chú ý hơn cả vì nó giúp việc sử dụng Excel của chúng ta nhanh hơn, thuận tiện hơn. Tùy chọn này sẽ tự động định dạng và sắp xếp lại dữ liệu trong bảng tính dựa trên những thay đổi mà bạn đã thực hiện với Excel 2013, gần giống với tính năng auto complete vậy. Nhờ có Flash Fill mà ta không phải dùng đến các công thức hay macro. Thêm một tính năng mới xuất hiện, đó là Quick Trend. Nó sẽ tự động cung cấp cho người dùng một biểu đồ để phân tích và biểu diễn số liệu. Một Add-in mới sẽ quét qua toàn bảng tính để tìm lỗi trong công thức, các liên kết bị đứt và cả những sử thiếu đồng nhất của dữ liệu.

Những cải tiến khác trong Excel 2013 đó là những cách mới để biểu diễn dữ liệu trong bảng tính. Mình rất thích tính năng Recommended Chart vì nó tự động đề nghị phương pháp tối ưu nhất trong việc chọn biểu đồ, sao cho bộc lộ được một cách đầy đủ nhất của số liệu. Bạn cũng có thể áp dụng các hiệu ứng chuyển động để xem dữ liệu sẽ thay đổi như thế nào nếu có sự chuyển đổi nào đó. Có vài nút mới như Chart Element, Chart Style và Chart Filter xuất hiện cạnh biểu đồ để bạn thiết lập, tùy chỉnh nó nhanh hơn, không phải nhấn phím phải chuột rồi qua vài thao tác nữa. Phần format biểu đồ (và format shape nói chung) giờ đây xuất hiện thành một bảng bên tay phải chứ không phải là hộp thoại riêng nữa.
 

Một tính năng mới khác cũng liên quan đến việc biểu diễn số liệu đó là Trend, hay là Sparkline. Nó sẽ tạo ra các đường đồ thị nhỏ biểu diễn xu hướng của một đối tượng nào đó, rất tiện lợi. Đáng chú ý là những đồ thị này nằm gọn trong ô (cell) chứ không bị tách thành đồ thị lớn.
 

PowerPoint 2013

Ứng dụng thuyết trình chắc hẳn rất quen thuộc với học sinh, sinh viên và cả những ai thường phải đứng trước đám đông và nói về một điều gì đó. Giờ đây, ứng dụng này đã trở nên dễ dàng sử dụng hơn, nhất là nếu bạn cầm trong tay một chiếc máy tính bảng. Nếu muốn, người dùng có thể chèn trực tiếp ảnh từ Facebook, Flickr cũng như những dịch vụ khác vào bài thuyết trình, tất cả được thực hiện ngay trong PowerPoint 2013. Lúc mới khởi động, bạn sẽ được hỏi về việc liên kết Live ID của mình với các web khác (nếu bạn chưa bao giờ link chúng với nhau). Bạn cũng có thể lấy ảnh từ SkyDrive, SharePoint hoặc clip art từ Office.com, thậm chí là ảnh từ Bing nữa. Tuy nhiên, không có cách nào để chèn trực tiếp một ảnh từ một liên kết web (URL).

Việc thuyết trình trong PowerPoint 2013 có cảm giác đơn giản hơn trước đây nhiều nhờ tính năng Presenter View. Thường thì chúng ta sẽ thuyết trình với hai màn hình, một cái để cho mọi người xem, còn màn hình máy tính thì để chúng ta nhìn vào. Presenter View mới cho phép bạn xem trước slide sắp tới của mình, xem ghi chú, thời gian với cách sắp xếp mới, đẹp hơn và thuận mắt hơn là trên các bản PowerPoint trước đây. PowerPoint 2013 còn sở hữu một công cụ để tự động phát hiện xem người dùng có đang xuất ra nhiều hơn hai màn hình hay không, từ đó hiển thị các dấu để ta điều chỉnh một cách chính xác những gì sẽ hiển thị.
 

Trong PowerPoint 2013, người dùng có thể lựa chọn rất nhiều những theme mới cho bài thuyết trình của mình ở ngay màn hình đầu tiên sau khi khởi chạy ứng dụng. Tất nhiên, chúng ta vẫn có thể thay đổi nó tùy theo ý muốn sau khi đã tạo slide. Giờ đây, PowerPoint 2013 cho phép chơi nhạc xuyên suốt cả bài thuyết trình, qua nhiều slide khác nhau. Nhiều định dạng video cũng được hỗ trợ hơn so với trước, hơi tiếc rằng nó không có tính năng chèn video trực tuyến như Word 2013. Resume Reading và Presenter Online vẫn xuất hiện đầy đủ trên PowerPoint mới.

 

Outlook 2013

Outlook 2013 có lẽ chứa đựng thay đổi lớn nhất trong bộ Office 2013. Nhờ việc hỗ trợ New Exchange ActiveSync mà những người dùng Hotmail, Gmail, Yahoo Mail và vài dịch vụ trực tuyến khác sẽ vui vẻ hơn nhiều vì được tận hưởng khả năng push mai thực sự với nhiều nội dung hơn có thể được đồng bộ hóa. Với người dùng đầu cuối (không phải doanh nghiệp) thì việc Exchange ActiveSync có mặt ở Outlook 2013 là cần thiết, vì không phải ai cũng dùng đến tài khoản công ty một cách thường xuyên. Trước đây, Outlook đã hỗ trợ giao thức POP và IMAP nên có thể dùng để check mail từ những hộp thư phổ biến, nhưng để danh bạ, lịch tự động đồng bộ thì không thể. Giờ đây, bạn có thể tận dụng đầy đủ Contacts, Mail và Calendar của Outlook mà không phải thông qua một máy chủ Exchange nào cả. Mình đã cấu hình thành công account Gmail, Hotmail của mình một cách dễ dàng. Microsoft nói rằng tính năng có thể bị lỗi đôi chút trong bản Office 2013 Customer Preview, có thể đây là lý do mà vài người dùng không thể cài đặt tài khoản của mình.

Outlook giờ đây đã hỗ trợ cho LinkedIn và Facebook, hai mạng xã hội rất quan trọng trong đời sống cũng như công việc của một vài người. Thanh điều hướng ở cạnh trái của Outlook mới có kích thước nhỏ hơn. Một số tính năng khác xuất hiện có thể kể đến reply, xóa, di chuyển, gắn cờ và đánh dấu chưa đọc ở cạnh phải. Các Ribbon vẫn xuất hiện đầy đủ như bao ứng dụng Office 2013 khác nhưng khi ẩn nó đi thì dễ đọc email hơn nhiều.
 

Tính năng Peeks mới trong Outlook 2013 cho phép người dùng nhanh chóng xem qua lịch làm việc hoặc cuộc hẹn với một số liên lạc nào đó, tất cả đều trong một giao diện chứ không phải duyệt qua từng mục riêng lẻ. Microsoft cũng hỗ trợ việc trả lời ngay khi đang đọc email để việc duyệt mail được nhanh hơn.
 

Ở phần lịch của Outlook 2013 có một thanh thời tiết (Weather) để chúng ta thêm nhiều địa điểm khác nhau và xem thử trong ba ngày tới thì năng mưa như thế nào để biết mà đặt lịch. Kể ra thì tính năng này cũng hay, ví dụ bạn tính cùng bạn gái đi dã ngoại thì phải xem trước ngày đó có mưa hay không để không bị "bể" kế hoạch. Tuy nhiên nó nằm hơi tách biệt so với lịch, nếu nó được tích hợp sâu trong từng ô lịch luôn thì hay hơn.

OneNote 2013

 

OneNote trên bộ Office 2013 được đổi mới khá nhiều. Các ghi chú, văn bản mà người dùng đã tạo sẽ được đồng bộ xuyên suốt nhiều nền tảng mà OneNote hỗ trợ, bao gồm Windows Phone, Windows 7/8, iOS và Android. Người dùng cũng có thể xem chúng trên Office nền web (Office Web Apps). Khả năng nhúng đối tượng từ bên ngoài đã trở nên tốt hơn. Nếu người dùng chèn một bảng tính Excel, OneNote sẽ tự động hiển thị nội dung của nó, đồng thời vẽ sẵn biểu đồ thích hợp. Khi file Excel được chỉnh sửa, OneNote cũng tự động cập nhật. OneNote mới cũng hỗ trợ bút stylus tốt hơn bản cũ và có sẵn tính năng chuyển đổi chữ viết tay thành kí tự máy tính. OneNote 2013 có một chế độ toàn màn hình, khi kích hoạt nó lên thì những thanh Ribbon sẽ tạm thời được ẩn đi, chừa lại không gian rộng rãi đúng nghĩa cho việc ghi chú.

Ngoài bản OneNote đi kèm trong Office 2013, Microsoft cũng cung cấp ứng dụng OneNote riêng trên Windows App Store dành cho Windows 8. Ứng dụng này có phong cách thuần Metro với các cột lớn, thích hợp để dùng trên các máy tính bảng. Mình chưa thử được OneNote Metro vì nó chỉ mới cung cấp cho một số lập trình viên và tester giới hạn mà thôi. Theo lời giới thiệu của Microsoft thì OneNote trên Windows 8 có thể chia sẻ nhanh ghi chú với mọi người cũng như hỗ trợ khả năng tìm kiếm chỉ với một lần nhấn chuột.

Kết luận

Office 2013 có vẻ như chưa phải là một bản nâng cấp thật lớn để mở ra một thế hệ mới cho bộ ứng dụng văn phòng của hãng như những gì đã diễn ra lúc Office 2007 được giới thiệu để thay thế cho Office 2003. Hầu hết các thay đổi trên bộ ứng dụng này, trừ Outlook và PowerPoint, đều không phải là những thay đổi cốt lõi, hầu hết chỉ là những tính năng mới để hỗ trợ người dùng trong công việc hằng ngày. Mặc dù vậy, Microsoft cũng đã cho chúng ta thấy được chiến lược đám mây của mình với việc đồng bộ Windows, Office và SkyDrive. Khi dùng kết hợp với Windows 8, bạn sẽ thấy rằng ba dịch vụ/phần mềm này hoạt động phối hợp cùng nhau một cách mượt mà, bất kể bạn đang sử dụng nhiều thiết bị đi chăng nữa.

Về tính năng cảm ứng, mình chưa được sử dụng Office 2013 trên một mẫu Windows 8 cảm ứng nào nên khó mà nhận xét một cách chính xác được. Chỉ có thể nói rằng giao diện Touch Mode của các ứng dụng này chỉ thân thiện với cảm ứng hơn một chút so với chế độ bình thường, và theo mình thì bất kì bộ Office nào muốn dùng tốt nhất với tablet thì phải đi kèm với giao diện thuần Metro.

Sua may nuoc nong, sua may lanh quan 3